オフィスのDX化は進んでいますか？
昨今の働き方改革に伴い、オフィスDXの重要性が高まっています。
オフィスDXとは、オフィスにおける環境、業務、コミュニケーション、社外関係者との連携などのDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進することを指します。
今回は 会議室・座席の管理に加え、来客管理もスマート化するワークスペース一括管理プラットフォーム「Offision（オフィシオン）」の来客管理機能をご紹介します。
Offisionの「来客管理機能」を活用することで、受付対応・来客フロー全体の効率化を実現します。
Offisionで実現する「スマート受付」
Offision の来客管理機能では、受付プロセスをデジタル化し、紙や手書きの手続きを不要にします。
来客者の情報は事前登録・当日登録どちらも可能で、入館バッジの発行、担当者への自動通知、ゲストの滞在時間管理まで一括して行えます。
この機能により、従来の受付業務でみられたこれらの問題を解消します。
- 受付用紙への記入の手間
- 受付スタッフの負担
- 来客者の待ち時間が長い
- 担当者への連絡漏れ
- 入館バッジの紛失
- セキュリティの課題
来客者対応フローをスマートに
Offisionの来客管理機能では、単発の訪問者、ビジネスミーティング、継続的な契約社員、就活生などあらゆる訪問パターンに対応することが可能です。また、来客フローはカスタマイズもできるため、お客様独自の来客フローを形成できます。
今回は来客フローの一例をご紹介します。
1. 事前登録でスムーズな来館対応
来客者情報を事前に登録して招待状を送ることで、受付時の手続きを最小化します。
事前登録がない場合も来客者自身がセルフチェックインすることで担当者に通知が行くため、受付可能です。
2. 担当者への自動通知機能
来客者が到着すると、担当者へ自動で通知を送信します。
そのため、担当者を探す手間や来客者を待たせてしまう時間を削減できます。
3. 来館バッジ発行・セキュリティ管理
受付にて入館証・バッジ等の発行管理や滞在時間の記録を行います。
そのため、社内セキュリティが強化され、誰がいつ滞在したかを一元管理できます。
4. 退館処理まで一貫して管理
退館時も Offision でチェックアウト処理が可能です。
滞在履歴がシステムに残るため、後から来訪記録をさかのぼることもできます。
オフィス全体のDX推進をお手伝いします
Offision は来客者管理だけでなく、会議室予約や座席管理・フロアマップによる空間可視化といった機能も備えています。
来客者管理は単独機能としてだけでなく、これらと連携することでオフィス全体の運用効率を高め、スマートなオフィスDX推進をお手伝いします。
御社のご状況に合わせたカスタマイズも可能ですので、まずはお気軽にご相談ください。